Mitarbeiter*in im Vorzimmer der Personalleitung (w/m/d)
Bei der Stadtverwaltung Speyer ist im Fachbereich 1 „Zentrale Dienste“ in der Abteilung 120 „Personalabteilung“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Mitarbeiter*in im Vorzimmer der Personalleitung (w/m/d) in Vollzeit und unbefristet neu zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich auch teilbar.
Mitarbeiter*in im Vorzimmer der Personalleitung (w/m/d)
Zum Aufgabenbereich der Stelle gehören insbesondere:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. Bearbeitung des Posteingangs, Telefon, Bearbeitung von Anfragen per E-Mail)
- Bearbeitung von Reisekostenangelegenheiten (Abrechnung der Reisekosten bei Dienstreisen städtischer Mitarbeiter*innen)
- Buchung von Bahntickets für städtische Mitarbeiter*innen
- Materialbestellung für die Abteilung, Bezahlung von Rechnungen über das entsprechende Software-Programm (derzeit CIP)
- Inventarisierung von neuen Gegenständen für die Personalabteilung
- Bearbeitung aller Angelegenheiten in Bezug auf Jobrad- und Jobticket-Bestellungen
- Bearbeitung aller Anfragen und Angelegenheiten bezüglich Praktikant*innen, insbesondere Bearbeitung eingehender Anfragen, Einteilung der Praktikant*innen, Erstellen von Bestätigungen
- Vertretungsweise Mitarbeit beim Bewerbungsmanagement (insbesondere Bearbeitung der Bewerbungen in den Softwareanwendungen, Erteilen von Zwischenbescheiden, Zu- und Absagen, Beantwortung von Anfragen von Bewerber*innen)
Wir erwarten von den Bewerber*innen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellten. Zugelassen sind auch Bewerbungen von Personen mit einer abgeschlossenen Ausbildung im Bereich „Büro“ oder „Management“ mit Berufserfahrung in der Organisation eines Büros oder von Veranstaltungen
- Anwendungssichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel)
- Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme
- Freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
- Serviceorientierung, Motivation, Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität
Wir bieten den Bewerber*innen:
- Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine gute Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team
- Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (wie z. B. für Tarifbeschäftigte eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, eine Jahressonderzahlung, ein Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche)
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
- Ein modernes, gut ausgestattetes Arbeitsumfeld
- Auf Wunsch ein Jobticket
- Möglichkeit des Erwerbs eines Jobrades
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 01.06.2026 direkt über unser Bewerbungsportal.
Kontaktperson für Fachliches:
Herr Klaus Oechsler (Tel. 06232 14-2352 )Kontaktperson für Personalrechtliches:
Frau Wiltrud Grünnagel (Tel. 06232 14-2320)
Wir begrüßen Vielfalt ausdrücklich und betonen daher, dass bei uns alle Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität gleichermaßen willkommen sind.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Wir bitten alle Bewerber*innen, die Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bitte nutzen Sie ausschließlich das Online-Bewerbungsverfahren.